Визитные карточки: хитрости и тонкости делового обмена

часть 2

ТРАДИЦИОННЫЕ ПРАВИЛА ОБМЕНА ВИЗИТНЫМИ КАРТОЧКАМИ В РАЗНЫХ ЧАСТЯХ СВЕТА

Ну вот, наконец, визитная карточка вышла из печати без ошибок на хорошей бумаге, и мы можем начать ее использовать по назначению. Сначала мы трудились над ее созданием, теперь она начинает работать на нас. Безусловно, вручение или обмен визитными карточками, это настоящий ритуал, говорящий о серьезности намерений и об уважении к собеседнику. Наряду с простыми правилами обмена визитными карточками, такими как обмен между равными по статусу партнерами, или партнерами, занимающими разные должности в своих фирмах (первым вручает свою визитную карточку тот, чей ранг ниже, если встречаются «равные» по статусу партнеры, первым вручает младший по возрасту), существует в разных странах мира многочисленные традиции, которые позволяют достичь желаемого бизнес-результата с минимальными потерями. Ведь впечатление на партнера нельзя произвести дважды.

АЗИЯ
Многие деловые люди стран Азии совершают обмен визитными карточками с большими церемониями, поскольку правильное вручение визитных карточек всегда способствует созданию хорошего впечатления о человеке и повышает его имидж. Из общих правил обмена визитными карточками можно выделить следующие.
Убедитесь в том, что вы подаете карточку той стороной, на которой информация напечатана на местном языке и получатель может ее прочитать. Подавайте карточку обеими руками, информацией к получателю и слегка поклонитесь ему в знак вежливости и назовите свое имя. Так принято в Гонконге, еще недавно в Китае (считается проявлением уважения и понимания традиций), Малайзии, Пакистане, Филиппинах, Сингапуре, Южной Корее, Вьетнаме и других странах. Получая в ответ чужую визитную карточку, примите ее тоже обеими руками и тоже слегка поклонитесь в ответ. Специфика поклонов может быть различна и зависит от национальных традиций, на это нужно обратить внимание. Так, например, китайцы в отличие от японцев, кланяются от плеч, а не от пояса.

Изучив информацию, кивните головой в знак того, что вы ее поняли. Иначе, возможны недоразумения, например, связанные с пониманием, что при написании является первым имя или фамилия? Так, в Китае на первое месте ставится фамилия: Ден Сяопинь, Цзен Го-фани, Ли Шу-чан, а в Японии, наоборот, – сначала имя, а потом фамилия: Акиро Куросава, Фтабатэе Симэй. Никогда не обращайтесь только по фамилии. С фамилией обязательно должно использоваться связующее слово, будь то титул, должность или обращение (фамилия + титул).

Во время переговоров разложите карточки перед собой в том порядке, в котором сидят за столом переговоров люди. Это позволит вам легче запомнить их имена. После окончания переговоров можно убрать карточки в кейс. Никогда ничего не пишите на своей или чужой карточке на глазах у других людей, это выглядит неуважительно.

Наряду с общими правилами, в каждой конкретной азиатской стране могут быть и свои тонкости. Так, в Бангладеш и Индонезии принято обмениваться визитными карточками при первой встрече, причем подавать ее следует только правой рукой. Принимать ее следует также только правой рукой. На вашей карточке обязательно должно быть указана ваша ученая степень, если она имеется и официальная должность. А в Гонконге, например, считается очень неуважительным по отношению к партнеру брать визитку одной рукой и расценивается это действие, как принижение вашего собственного статуса. В Японии тоже подают визитные карточки правой рукой, но так, чтобы получающий смог прочитать все, что на ней написано. Причем, первым подает младший по возрасту и должности. Принимать карточки следует двумя руками. При необходимости можно уточнить непонятную информацию, переспросив о ней.
Тонкости японского этикета вручения визиток заключаются в том, что сначала японцы смотрят на компанию, в которой вы работаете, и ее статус по отношении к ним. Если один человек представляет очень крупную престижную фирму, а другой – фирму поменьше, то первому отводится более высокое положение. Затем японцы смотрят на место, которое он занимает в компании. Должность должна быть указана предельно ясно, хотя в разных странах они могут и не совпадать. Если ваш собеседник ниже вас по статусу, то можно отдавать свою карточку, держа ее за уголок одной рукой и также брать чужую за одни уголок тоже одной рукой.

В Индии, Тайване и Таиланде партнеры из других стран могут использовать при обмене визитными карточками как обе руки, так и только правую руку. Интересно, что должность индийских бизнесменов расписывается на рукаве одежды и подробным образом фиксируется так же и на визитных карточках.

Что же касается австралийских бизнесменов, то они при обмене визитными карточками не следуют никаким общепринятым традициям.

Китайские бизнесмены обмениваются визитными карточками при встрече, при этом, на одной стороне карточек информация должна быть напечатана на английском языке, а на другой – на китайском (упрощенном) языке. В Гонконге и Тайване принят классический стиль оформления визитных карточек, а обмен ими происходит между партнерами в соответствии с местными традициями.

Ваша визитная карточка на английском языке или фарси, содержащая сведения о должности, профессии, научной степени, гарантирует, что ваш иранский партнер оценит ваше социальное положение и запомнит ваше имя. Вежливо вручать карточку следует так: ее подносят на вытянутых вперед ладонях. Что же касается Турции, то визитные карточки среди делового сообщества распространены достаточно широко.
Сотрудники многонациональных компаний используют визитки на двух языках: турецком и английском.
Принято принимать визитные карточки с почтением. На обратной стороне визитной карточки может стоять нарисованный от руки крестик. Дело в том, что раньше у турок было принято писать на обратной стороне визиток сумму сделки, крест отменяет такого рода обязательства.

Мужчине просить визитную карточку у женщины в азиатских странах недопустимо, а женщина может обратиться к мужчине с такой просьбой только в случае деловой необходимости.

СТРАНЫ ЮЖНОЙ АМЕРИКИ

В странах Южной Америки, таких как Аргентина, Боливия, Венесуэла, Чили, Эквадор, Бразилия, Колумбия Парагвай и Перу, обмен визитными карточками производится сразу же после знакомства и представления.

Определенного протокола, регламентирующего данный процесс, в Южной Америке не существует. Однако южноамериканцы относятся к употреблению своих имен и титулов, отпечатанных на визитных карточках, очень трепетно. Ошибки и упущения в воспроизведении их ведет к возникновению очень болезненного восприятия неправильного или неточного произношения, что приводит, в свою очередь, к целому ряду других проблем, начиная от неловкой ситуации и заканчивая международным инцидентом.

Хотя и здесь имеются исключения, например, Чили, где употребление титулов используются довольно редко. Тем не менее, правильное употребление титулов является одной из основных трудностей, с которыми сталкиваются иностранные бизнесмены, приезжающие в Южную Америку.

На поданной вам визитной карточке, безусловно, можно прочитать имя, фамилию, титул, звание и должность владельца. Как правило, это можно сделать на испанском, португальском и английских языках, хотя жестких требований к оформлению визиток на определенных языках на сегодняшний день нет. Однако, все-таки, некоторое различие в оформлении языковых визитных карточек имеется.

Так, например, в Бразилии информация на визитной карточке должна быть представлена только на английском языке, в исключительных случаях на английском и португальском языках. В Эквадоре же, поощряется двуязычие: визитные карточки только на английском и испанском языках, так же, как и в Перу.

В Колумбии оформление визитных карточек на испанском языке, не является обязательным требованием, но, тем не менее, рассматривается как знак искренней заинтересованности в совместном сотрудничестве. В Перу отношение к визитным карточкам на испанском языке всегда является позитивным. В Парагвае нет необходимости печатать визитные карточки на языке гуарани, достаточно печати на английском языке. Во всех случаях, не зависимо от страны, количество визитных карточек должно быть достаточным для делового обмена. Их должно быть просто много. Это особенно наглядно проявляется при обмене визитными карточками с кубинскими бизнесменами. На встречу и переговоры кубинская сторона приглашает всех, кто имеет какое-либо отношение к обсуждаемой теме. Число участников может доходить до 30-40 человек, а карточки должны быть вручены всем участвующим во встрече.

ЕВРОПА

Визитные карточки европейских бизнесменов соразмерны визитным карточкам партнеров из азиатских стран, стран южной и северной Америки. Они также вручаются секретарю посещаемой компании, и всем участникам деловых встреч. Основной текст на визитных карточках, как правило, напечатан на английском языке: фамилия, имя, должность, звания и титулы, название компании, адреса, средства связи и т.д. Но и здесь возможны подводные камни, связанные с определением имени и фамилией.

Так, в Исландии вместо фамилии пишется имя отца, к которому добавляется слово – dottir – дочь, или – sson – сын, например: Вигдис Финнбогадотир, Матиас Йохумссон, Стефан Стефанссон. При этом на первом месте стоит имя, а не фамилия. В Испании часто пишут и называют фамилию как отца, так и матери: Хуан Лопес Эриандес. У мужчин вторым именем может быть имя Мария в знак поклонения деве Марии: Хосе Мария Йппаррагире.

На визитных карточках, английских, шведских, датских, голландских, норвежских, бельгийских, люксембургских, деловых людей даже может быть указано несколько титулов и званий, в зависимости от особенностей их происхождения, также как на визитках бизнесменов из Японии и Иордании.

Так, например, в Соединенном Королевстве высшая знать, среди которых полно и бизнесменов, делится на пять категорий: герцоги, маркизы, графы, виконты и бароны. Обладатели этих титулов, которые являются наследственными и передаются по мужской линии, образуют высшую знать. А вот Звание пожизненного пэра (лорда), не наследуется.

В отличие от обычаев континентальной Европы, знатные титулы наследуются только главой семьи. Старший сын и сын старшего сына могут титуловаться из правил вежливости. Этот вежливый титул на одни или два ранга ниже титула отца. Младшие сыновья герцогов и маркизов имеют титул «Лорда». А сыновья виконтов и баронов – титул «Достопочтенный», который употребляется перед их именем и фамилией. Дочери, в первом случае, носят титул «Леди», а во втором, – «Достопочтенная».

Хотя титул баронета и передается по наследству, но он не принадлежат к высшей знати. Баронет употребляет титул «Сэр» перед именем и сокращенную форму после имени, но в переписке и визитных карточках, он употребляется полностью.

Во всех странах мира лиц, занимающих видные государственные, политические и военные посты, а также глав дипломатических представительств принято титуловать в соответствии с занимаемой ими должностью. В официальном представлении всегда упоминаются титулы членов правительства и заместителей палат парламента. В отдельных странах должностные титулы имеют служащие государственного аппарата, включая служащих высшего ранга, эти титулы распространяются также и на их жен. В других странах бывшие министры, или председатели палат, в также высокопоставленные должностные лица в отставке сохраняют за собой прежние титулы. Например, особенно в Англии и Германии титул «доктора» дается всем имеющим университетское или медицинское образование, кроме обладателей более низких степеней, таких как, например, «магистр гуманитарных наук». Во Франции этот термин относится только к врачам. В той же Франции, Дании, Англии и Германии профессор университета титулуется по своему званию, а в США титул остается в письменной форме, но исчезает в устной.

Швейцарцы используют академические и профессиональные титулы довольно часто, на имена переходят только после очень близкого знакомства.
Чехи могут и не иметь в ряде случаев визитных карточек, но ожидают получить их от своих партнеров при первой встрече после рукопожатия. Они ожидают, что на визитных карточках будет указана должность и звания партнера. Иерархии чехи придают большое значение, но главе делегации все равно следует доказать «своей должностью и званием, что он имеет право быть «главным». Качеству печати и бумаги чешские бизнесмены такого значения, как, например, в Японии, не придают, они свое основное внимание фиксируют на титулах и званиях.
Старайтесь всегда использовать при обращении самый важный титул или первый, который указан на визитке. Используйте фамилии и титулы до тех пор, пока вам не предложат обращаться по имени.

Что же касается обмена визитными карточками, то, например, в Греции вручение визитных карточек не сопровождается никакими церемониями. Однако в Греции, так же, как и на Кипре, необходимо иметь большой запас визиток, которые должны будут вручены уже при первом знакомстве всем, с кем придется взаимодействовать и, причем, при первой встрече. А в Ирландии тоже обмениваются визитными карточками, но совсем не обязательно это будут делать при первой встрече. Болгары – наоборот. Обмен происходит при первой встрече и сразу после рукопожатия, также как и в Греции. Карточки на английском языке вполне приемлемы. Дайте по одной визитной карточке всем, кто вовлечен в дело. При этом в официальном общении редко используют имена.

Французы предпочитают визитные карточки на французском языке, но и на английском языке визитная карточка может их вполне устроить. Главное, чтобы ваших визиток хватило на все случаи жизни, поскольку французы любят ими обмениваться везде. Если на визитках обозначены все титулы и звания, которыми вы обладаете, то они считают, что это значительно повышает ваш статус.

Испанцы, безусловно, предпочитают визитные карточки на испанском языке, которые принято вручать в конце встречи, будь то беседа или переговоры. Итальянцы визитные карточки используют только в бизнесе, а в светской жизни они ими не обмениваются, за исключением именных просьб об этом.

Наиболее неприятной, с точки зрения протокольного этикета, считается ситуация, когда вручают визитную карточку дважды одному и тому же партнеру, а также случаи, когда визитные карточки бросают через стол переговоров, вместо того, чтобы аккуратно вручить партнеру карточку из рук в руки. Обмениваются визитками обычно при первой встрече.

В Швейцарии, Люксембурге, Нидерландах, Дании, Финляндии бизнесмены при обмене визитками, пожалуй, ведут себя так же, как и по всей Европе. Визитные карточки на английском языке вполне допустимы, обмениваются ими или в процессе встречи или после ее.

У норвежских бизнесменов, так же как у финских и шведских, особого ритуала обмена визитными карточками не существует. Визитные карточки бывают, как правило, на английском языке и хорошего качества. Волнует их статус партнера, его титулы и звания. Статус партнера волнует и португальских бизнесменов. Большинство английских бизнесменов обмениваются визитными карточками. Британцы, получая визитную карточку, не изучают ее, а едва взглянув на ее, тут же кладут в карман и протягивают с ответ собственную карточку, если таковую имеют.

ЭТО ВСЕ ЕЩЕ БИЗНЕС

Конечно, эти тонкости обращения с визитными карточками относятся, в первую очередь, к сфере бизнеса, к сфере протокольных встреч. А существуют ли они вне них? Всегда хорошо посмотреть и пообщаться с кем-либо в менее формальной обстановке, а не в здании офиса. При этом никогда не следует забывать, кого вы в данный момент представляете и с кем вы разговариваете. Ваши шансы произвести хорошее впечатление резко возрастут, если вы знаете, чего ожидать от встречи с конкретным человеком или группой людей. Первое впечатление всегда имеет особую важность и его никогда нельзя произвести дважды.

Национальные культурные традиции могут сыграть решающую роль. Особенно это касается бизнес-партнеров из Азии. При первой встрече азиаты оценивают язык другого человека, его уважительное отношение, то, как человек держится, его манеры, зрительный контакт, образование, возраст, компанию, которую он представляет и занимаемое в ней положение. И здесь, визитная карточка, которую вручили вы в соответствии со всеми этикетно-протокольными правилами, при официальной встрече, безусловно, должна сработать на вас. Не стоит также забывать, что во многих азиатских языках имеются особые, выражающие почтение, местоимения, отражающие уровень почти всех указанных качеств. Традиционное приветствие в Индии и Непале – Namaste («нама-стэ»), в Бангладеш, Малайзии и Пакистане – Salaam («салам»), в Таиланде – wai («вай»), в Китае, Кореи, Японии и Тайване – поклоны.

Взаимоотношения могут завязаться только в случаях, если людям известен статус друг друга, и они его одобряют. И тут никак не обойтись без визитной карточки, которая уже представляла вас в формальной обстановке.
Для жителей Запада и США, с одной стороны, бывает сложно оценить весь ритуал приветствий азиатских партнеров, поскольку западная культура допускает как в бизнесе, так и вне его, похлопывание по плечу или спине, громкий разговор, расхлябанность, небрежную одежду, надменность и агрессивность действий. Такое поведение бывает присуще западным партнерам из Италии, Испании, Франции, Португалии особенно в неформальной ситуации и обижает азиатов или приводит их в недоумение.

Жители Азии чрезвычайно чувствительны к отсутствию почтительности, а также критическим замечаниям, особенно на публике. Поэтому очень важно не делать и не говорить ничего такого, что могло бы привести «к потере лица» вашего азиатского партнера. Если вы совершите такую оплошность, то будьте уверены, что это все будет засчитано против вас. Поскольку в странах Азии преобладает групповая культура, то азиаты прилагают громадные старания для сохранения не только собственного «лица», вашего «лица», но и общей репутации.

С другой стороны, представители Северных стран, таких как Эстония, Дания, Швеция, Норвегия и Финляндия, для которых характерна малая жестикуляция, сдержанность и замкнутость, общаются с внешним миром, как правило, без похлопываний по плечу, множества поцелуев и других проявлений чувств. Они определенно следуют финской поговорке: «Смотрю я на свою туфлю, но все равно тебя люблю». Сдержанность при вручении визитных карточек особенно ценится.

Южно-американцы, напротив, эмоциональны, экспрессивны и после долгих рукопожатий последуют не менее долгие объятия и поцелуи в щеку. Этикет приветствий в Южной Америке предполагает телесный контакт, а количество поцелуев у разных народов различно и может достигать полудюжины. Правила этикета допускают целовать друзей, членов семьи и партнеров по бизнесу, с которыми установились давнишние дружеские отношения. При этом вручать подарки, цветы, сувениры и маленькие затейливые презенты считается вполне уместным делом. А где же пресловутая визитная карточка? Да вот же она! Приложенная к подарку, сувениру и презенту, продолжает свое магическое действие.

А на другом континенте все наоборот. В Великобритании не высказывают эмоций публично, предпочитают дистанцироваться от других, не хлопают знакомых по спине, не обнимают за плечи и, конечно же, активно не целуются. Даже рукопожатие у британцев легкое и редкое. Такое же сухое, как вручение деловой визитной карточки в официальной обстановке.

Ну, что же сказать напоследок?
Когда вы находитесь в гостях на чужой территории, обмен визитными карточками должен осуществляться крайне осмотрительно. Ведь вы не хотите, чтобы у хозяина создалось впечатление, что вы используете гостеприимство в своих личных или профессиональных целях. Конечно, нет. Пусть это будет незаметно и сдержано, точно так же, как если бы вы, уходя с приема, оставили свою визитную карточку с надписью: Р.R. в левом нижнем углу.

Источник: Российский внешнеэкономический вестник №3/2017
Авторы: Т.И. Рубцова, кандидат экономических наук, доцент, Всероссийская академия внешней торговли
Ю.А. Савинов, доктор экономических наук, профессор, Всероссийская академия внешней торговли